Popis mikrojobu

 Co všechno obnáší práce virtuální asistentky se zaměřením na administrativuVirtuální asistentka (VA) je moderní forma podpory podnikatelů, freelancerů i menších firem. Pracuje na dálku a zajišťuje administrativní a organizační úkoly, které běžně vykonává asistentka v kanceláři – ovšem bez nutnosti fyzické přítomnosti, pracovního místa nebo fixního pracovního poměru. Díky tomu šetří čas i náklady a umožňuje větší flexibilitu.
Virtuální asistentka se zaměřením na administrativu může zajišťovat širokou škálu činností podle potřeb klienta. Níže je podrobný výčet nejčastějších úkolů, které může mít na starosti:Správa e-mailové komunikace

Třídění e-mailů, označování důležitých zpráv, archivace

Odpovídání na běžné dotazy dle předem nastavených šablon

Přeposílání zpráv na kompetentní osoby

Organizace příchozí i odchozí pošty

Organizace času a kalendáře

Plánování schůzek, rezervace termínů

Odesílání pozvánek, potvrzování účastí

Připomínky a notifikace důležitých událostí

Koordinace online meetingů a videohovorů

 Práce s dokumenty

Příprava a úprava dokumentů (smlouvy, podklady, prezentace)

Přepisování textů, formátování a korektury

Tvorba a údržba tabulek, seznamů a evidencí

Skenování, pojmenování a archivace dokumentů (dle online systému)

 Fakturace a základní účetní podpora

Vystavování faktur podle dodaných údajů

Kontrola splatností, párování plateb

Evidence faktur a příprava podkladů pro účetní

Komunikace s klienty ohledně platebních záležitostí

 Rešerše a vyhledávání informací

Sběr informací z internetu (např. kontakty, ceny, nabídky)

Porovnávání služeb nebo produktů

Příprava jednoduchých přehledů nebo prezentací z rešerší

 Zákaznická podpora

Komunikace se zákazníky (e-mailem, telefonicky, přes chat)

Vyřizování dotazů, předávání informací

Příjem a předávání objednávek nebo požadavků

Udržování pozitivního vztahu se zákazníky

 Správa interních agend a podpora týmu

Vedení seznamů úkolů, kontrola termínů

Koordinace jednoduchých projektů

Zajištění hladkého chodu každodenní agendy

Předávání informací mezi členy týmu

 Asistence při náboru a HR agendě

Zveřejnění inzerátů, třídění životopisů

Základní komunikace s uchazeči

Koordinace pohovorů a plánování termínů

Udržování přehledů o uchazečích

 Jednorázové úkoly dle potřeby

Překlady krátkých textů

Vyplňování formulářů

Evidence majetku, dodavatelů, smluv apod.

Pomoc s organizací online kurzů, webinářů, soutěží

Výhody spolupráce s VA

Úspora času a energie, kterou můžete věnovat rozvoji podnikání

Flexibilita – pomoc jen tehdy, když ji potřebujete

Možnost dlouhodobé i jednorázové spolupráce

Žádné odvody, vybavení ani školení – vše probíhá na dálku

Profesionální přístup, diskrétnost a efektivita

Virtuální asistentka může být ideální řešení pro každého, kdo nechce (nebo zatím nemůže) zaměstnávat někoho na plný úvazek, ale zároveň potřebuje spolehlivou pravou ruku na každodenní operativu. Díky tomu, že pracuje online, je dostupná odkudkoliv – a přesto je vždy na dosah.